Po co wykonywać archiwizację dokumentów?
Dzięki archiwizacji dokumentów możesz zabezpieczyć ważne informacje, jak również je uporządkować. Warto też zapoznać się z wymogami prawnymi na ten temat. W ten sposób ułatwisz odszukanie danych, które będą szybko dostępne w razie nagłej potrzeby. Archiwizacja dokumentów ułatwia również kontrolę nad tym, jaki zasób danych posiadamy. Warto też wykonywać ten zabieg w celu audytów, co sprawi, że dane będą bezpieczne. Co ważne, archiwizacja uchroni Cię też przed ich utratą w przypadku losowych awarii systemu.
Co oznacza archiwizowanie dokumentacji?
Archiwizowanie dokumentacji jest procesem systematycznego przechowywania i zabezpieczania dokumentów, które obecnie nie są niezbędne do pracy, lecz w przyszłości mogą okazać się potrzebne. Podczas archiwizacji dokonuje się selekcji danych, ich segregacji, a także ich zapisywaniu w taki sposób, by można je przechowywać przez długi czas.
Jak długo należy przechowywać listy obecności?
Nie istnieje jeden, jasno określony okres, który obejmuje czas przechowywania list obecności. Jest to zależne od obowiązujących przepisów prawa, a także rodzaju działalności, jaki prowadzimy. Możesz na ten temat przeczytać więcej na przykład w artykule: https://hsm-recycling.pl/pl/blog/ile-czasu-nalezy-przechowywac-listy-obecnosci-66/. Zazwyczaj warto zapisywać dokumenty, takie jak listy obecności, aby figurowały one w archiwum przez 10 lat. Przepisy prawa stale ulegają zmianie, dlatego też warto być na bieżąco z restrykcjami, które dotyczą przechowywania list obecności pracowników.
Dlaczego warto robić archiwizację?
Każda firma powinna posiadać archiwum, które przechowuje listy obecności i inne ewidencje przez określony okres czasu. Przede wszystkim jest to zgodne z wymogami prawnymi, jak również zapewnia bezpieczeństwo danych. Dodatkowo ułatwia wykonywanie rozliczeń i kontroli.
Jak poprawnie archiwizować dokumenty?
Zarówno jeśli używasz tradycyjnej, jak i elektronicznej formę archiwizacji, to opracuj system klasyfikacji i segregacji dokumentów. Używaj do tego czytelnych oznaczeń, aby łatwo dotrzeć do potrzebnych danych. Regularnie przeglądaj dokumenty i usuwaj te, które nie są już potrzebne. Więcej informacji na ten temat znajdziesz na przykład na stronie: https://hsm-recycling.pl/pl/blog/jak-poprawnie-archiwizowac-dokumenty-65/.
Czy przechowywać dane w formie tradycyjnej, czy elektronicznej?
Obecnie coraz więcej firm decyduje się na gromadzenie i przetwarzanie danych swoich pracowników w formie cyfrowej. Jest to niezwykle wygodne rozwiązanie, jednak warto pamiętać o przestrzeganie wielu zasad bezpieczeństwa. Przede wszystkim należy zabezpieczyć dane przed ich utratą, usunięciem lub zainfekowaniem. Forma papierowych ewidencji jest stosowana znacznie rzadziej, ponieważ nie umożliwia szybkiego dostępu do danych w razie potrzeby, jest mniej ekologiczna i wymaga więcej miejsca w archiwum.