Krajowy System e-Faktur
Z pewnością KSeF krok po kroku interesuje każdego przedsiębiorcę, zwłaszcza że już za jakiś czas trzeba będzie korzystać z tego rozwiązania w swojej działalności gospodarczej. Co to jest Krajowy System e-Faktur? Jest to program komputerowy pozwalający na wystawianie i udostępnianie faktur strukturalnych. Do końca tego roku KSeF jest jedną z dopuszczalnych metod dokumentowania transakcji w obrocie gospodarczym, zaraz obok faktur elektronicznych i papierowych. Korzystanie z niego jest bardzo proste i nie wymaga szczególnych umiejętności, dlatego każdy przedsiębiorca doskonale sobie z tym poradzi. A czym jest KSeF FA(3)?
Nowa robocza wersja struktury FA(3)
Warto zauważyć, że KSeF FA(3) jest nową roboczą wersją w systemie, która ma zastąpić dotychczas obowiązującą wersję FA(2). Jest to ważny krok w kierunku pełnego uruchomienia obowiązkowego e-fakturowania w naszym kraju. Oczywiście FA(3) może jeszcze ulec zmianom zgodnie z opiniami i uwagami zgłaszanymi przez zainteresowane strony. Pakiet materiałów udostępnionych przez MF obejmuje między innymi:
- Plik XSD wraz z definicją struktury FA(3)
- Opis dokumentacji zmian w stosunku do FA(2)
- Pomocnicze materiały dla dostawców oprogramowania i programistów
Publikacja ta pozwala wcześniej zapoznać się z modyfikacjami i przygotować się do ich zastosowania, zarówno przez użytkowników końcowych, jak i producentów systemów księgowych. Struktura FA(3) ma stać się obowiązkowa od 1 lutego 2026 roku - od tego czasu wszystkie faktury strukturalne przesyłane przez Krajowy System e-Faktur muszą być zgodne z nowym schematem logicznym! O czym muszą zatem pamiętać przedsiębiorcy? Zmiany w tym zakresie stanowią istotny aspekt działania całego systemu. Dopasowanie do nowej wersji jest niezbędne dla firm, które będą musiały wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Biura rachunkowe powinny także sprawdzić, czy wykorzystywane oprogramowanie jest gotowe na system i jak integracja z systemem będzie wykorzystana w kierunku optymalizacji i automatyzacji pracy.
KSeF a faktury zagraniczne
Jeśli chodzi o KSeF faktury zagraniczne muszą być tutaj wystawiane pod warunkiem, że nie zostały wyłączone z takiego obowiązku. Przepisy prawne wskazują, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie odnosi się do faktur dokumentujących:
- Sprzedaż w ramach procedur określonych w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT
- Sprzedaż w ramach procedury VAT OSS
- Sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej
Gdy dana transakcja zagraniczna nie jest wyłączona z obowiązku fakturowania w KSeF, trzeba wystawić taką fakturę w tym systemie. Jak przekazać dokument? Przekazanie może występować w formie papierowej, elektronicznej w formacie PDF lub kodu QR umieszczonego na fakturze.
Samofakturowanie w KSeF
Sprzedawca ma możliwość nadania uprawnień w KSeF nabywcy do wystawiania faktur, bazując na umowie o samofakturowaniu. Zależnie od tego, która strona w tym wypadku upoważnia do wystawiania faktur, występował będzie obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeżeli kontrahent zagraniczny upoważnia do wystawiania faktur polskiego przedsiębiorcę, umowa o samofakturowanie zobowiązuje polskiego podatnika do dokumentowania sprzedaży poprzez KSeF! Jednakże przepisy inaczej regulują tworzenie faktur przez zagranicznego nabywcę na rzecz polskiego przedsiębiorcy w zakresie samofakturowania. W ustawie widzimy, że obowiązek dokumentowania transakcji w KSeF nie odnosi się do wystawiania faktur w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów/świadczenia usług, wskazanych w przepisach wydanych na podstawie artykułu 106s. Trzeba mieć zatem na uwadze aktualnie obowiązujące przepisy prawne i zawsze się do nich stosować.